SMARTMEDIC
POLÍTICA DE PRIVACIDADE E COOKIES
Versão: 1.0 | Última atualização: 07 de setembro de 2024
Documento institucional para utilização no sistema Smartmedic
IMPORTANTE: este documento foi redigido de forma independente, com estrutura e linguagem próprias, tomando como referência temática o documento fornecido pelo solicitante. Antes da publicação, os campos entre colchetes devem ser preenchidos e o texto deve ser revisado por profissional jurídico/DPO conforme a operação real do Smartmedic.
A Smartmedic reconhece que informações pessoais, especialmente aquelas relacionadas à saúde, exigem tratamento responsável, transparente e seguro. Esta Política de Privacidade e Cookies explica, de maneira objetiva, como informações podem ser coletadas, utilizadas, armazenadas, compartilhadas e protegidas quando o usuário acessa ou utiliza o sistema Smartmedic, seus sites, aplicativos, portais e demais recursos digitais.
A utilização do Smartmedic poderá envolver diferentes participantes, incluindo pacientes, médicos, profissionais de saúde, clínicas, hospitais, administradores, colaboradores autorizados e visitantes. A forma de tratamento dos dados pode variar de acordo com o papel desempenhado por cada participante e com a finalidade para a qual a informação é utilizada.
Esta Política deve ser lida em conjunto com os Termos de Uso, contratos firmados com profissionais ou instituições de saúde e demais avisos específicos apresentados no sistema.
Esta Política aplica-se aos ambientes digitais e serviços disponibilizados pela Smartmedic. Para facilitar a compreensão, adotamos as seguintes definições:
O objetivo deste documento é informar ao usuário quais categorias de informações podem ser tratadas pelo Smartmedic, para quais propósitos, quais são as responsabilidades dos participantes, como os dados são protegidos e quais direitos podem ser exercidos pelos titulares.
A Smartmedic procura aplicar princípios de necessidade, finalidade, transparência, segurança, prevenção e adequação ao tratamento de informações pessoais.
A definição de responsabilidade depende da atividade realizada dentro da plataforma.
Em determinadas operações relacionadas ao funcionamento da plataforma, cadastro, autenticação, suporte, segurança, cobrança e gestão do relacionamento contratual, a Smartmedic poderá atuar como Controladora.
Quando uma clínica, hospital ou profissional utiliza o Smartmedic para registrar e administrar informações de seus pacientes, esse profissional ou instituição poderá ser o Controlador dessas informações. Nessa situação, a Smartmedic poderá atuar como Operadora, tratando os dados de acordo com as instruções recebidas e com o contrato aplicável.
Assim, o simples fato de um dado estar armazenado no Smartmedic não significa, por si só, que a Smartmedic determine sua finalidade. A responsabilidade deverá ser analisada conforme a operação concreta.
Dependendo do serviço utilizado, poderemos tratar diferentes categorias de dados, sempre observando a necessidade da operação.
As informações poderão ser utilizadas, conforme o caso, para:
Dados relacionados à saúde recebem tratamento especial em razão de sua natureza sensível. O acesso a essas informações deve ocorrer somente quando houver autorização, necessidade funcional ou outra base jurídica válida.
O Smartmedic adota controles de acesso destinados a restringir informações clínicas aos usuários autorizados. Profissionais e instituições que utilizam a plataforma continuam responsáveis pelas decisões clínicas, pela qualidade das informações inseridas e pelas obrigações legais que lhes sejam atribuídas como controladores.
Quando o Smartmedic atua como Operador, não utiliza os dados clínicos para finalidades próprias incompatíveis com as instruções do respectivo Controlador.
Ao solicitar ou realizar um agendamento, poderão ser tratados dados necessários para identificar o paciente, localizar o profissional, reservar o horário, enviar confirmações, registrar alterações ou cancelamentos e permitir a administração da agenda.
Depois que as informações são disponibilizadas ao profissional ou à instituição de saúde, estes poderão assumir a condição de Controladores independentes em relação às atividades próprias do atendimento, prontuário, assistência médica e obrigações profissionais.
O paciente deve consultar também o aviso ou política de privacidade do profissional ou estabelecimento quando seus dados forem tratados diretamente por esse terceiro.
Quando uma clínica, hospital ou profissional utiliza os recursos do Smartmedic para armazenar prontuários, documentos, mensagens, agendas ou outras informações de pacientes, a plataforma poderá atuar como Operadora.
Nessa situação, as finalidades do tratamento são definidas pelo respectivo Controlador. A Smartmedic deverá processar as informações para disponibilizar os serviços contratados, administrar a infraestrutura, garantir segurança, prestar suporte autorizado e executar outras atividades previstas contratualmente.
Poderá existir contrato específico de tratamento de dados entre a Smartmedic e o profissional ou instituição, estabelecendo responsabilidades, instruções, medidas de segurança e procedimentos para incidentes.
O usuário poderá, quando permitido pelo sistema, cadastrar informações de outra pessoa, por exemplo, dependente ou pessoa sob sua responsabilidade.
Ao inserir dados de terceiros, o usuário declara que possui autorização ou fundamento jurídico suficiente para fornecer essas informações e para solicitar o serviço correspondente. O usuário deverá evitar inserir dados desnecessários e deverá manter as informações corretas e atualizadas.
Quando deixar de possuir autorização para administrar dados de outra pessoa, o usuário deverá comunicar a situação à Smartmedic e, quando aplicável, ao profissional ou instituição responsável.
A Smartmedic poderá compartilhar informações pessoais quando isso for necessário para uma finalidade legítima e juridicamente permitida, incluindo:
Quando terceiros atuarem como Operadores, a Smartmedic buscará estabelecer instrumentos contratuais e controles compatíveis com a natureza do tratamento.
Alguns fornecedores de tecnologia utilizados para disponibilizar serviços digitais podem estar localizados fora do Brasil. Caso ocorra transferência internacional de dados, a Smartmedic adotará as medidas e salvaguardas exigidas pela legislação aplicável para proteger as informações durante esse processo.
A Smartmedic utiliza medidas técnicas e administrativas destinadas a reduzir riscos de acesso indevido, alteração, perda, destruição ou divulgação não autorizada.
Nenhum sistema conectado à Internet pode garantir risco zero. Por isso, o usuário também deve utilizar dispositivos protegidos, manter suas credenciais em sigilo e comunicar imediatamente qualquer suspeita de acesso indevido.
Nos termos da legislação aplicável, o titular poderá exercer direitos relacionados aos seus dados pessoais, conforme a situação concreta e as limitações legais.
Quando a solicitação estiver relacionada a dados cujo Controlador seja o profissional ou a instituição de saúde, a Smartmedic poderá encaminhar ou orientar o titular a procurar diretamente esse responsável.
O tratamento de dados será realizado com fundamento na base legal adequada à finalidade. Conforme a operação, poderão ser utilizadas bases como execução de contrato, cumprimento de obrigação legal ou regulatória, exercício regular de direitos, legítimo interesse, consentimento e outras hipóteses autorizadas pela legislação.
Para dados pessoais sensíveis, incluindo dados de saúde, serão observadas as hipóteses específicas previstas na legislação aplicável.
O Smartmedic poderá utilizar mecanismos automatizados para funções técnicas, de segurança, organização, classificação ou melhoria dos serviços. Quando uma atividade puder produzir efeitos jurídicos ou efeitos relevantes sobre o titular exclusivamente por meio de decisão automatizada, serão observados os direitos e requisitos previstos na legislação aplicável.
Não devem ser interpretados como decisão automatizada, por si só, recursos técnicos destinados a ordenar agendas, exibir informações autorizadas, identificar erros ou executar regras operacionais necessárias ao funcionamento do sistema.
O Smartmedic poderá enviar comunicações necessárias ao funcionamento dos serviços, tais como confirmações, alertas de segurança, avisos de conta, informações sobre agendamentos e alterações relevantes.
Comunicações promocionais ou de marketing dependerão da base legal aplicável e, quando necessário, do consentimento do destinatário. O usuário poderá utilizar os mecanismos de descadastramento disponibilizados nas próprias comunicações, sem prejuízo de mensagens estritamente necessárias à prestação do serviço.
Solicitações relacionadas a privacidade, proteção de dados ou direitos do titular poderão ser encaminhadas ao canal oficial indicado na seção de contato desta Política.
Para evitar acesso indevido a informações, a Smartmedic poderá solicitar dados adicionais para confirmar a identidade do solicitante, especialmente quando a solicitação envolver informações sensíveis.
Solicitações relacionadas ao conteúdo clínico ou às decisões do profissional de saúde deverão ser direcionadas também ao respectivo profissional ou instituição responsável.
O Smartmedic poderá disponibilizar links, integrações ou recursos fornecidos por terceiros. A utilização desses ambientes poderá estar sujeita às políticas e termos próprios desses terceiros.
A existência de uma integração não significa que a Smartmedic controle todas as práticas de privacidade do fornecedor externo. Recomenda-se consultar os documentos de privacidade aplicáveis antes de fornecer informações diretamente a terceiros.
Pessoas que apenas navegam pelas páginas públicas do Smartmedic poderão ter informações técnicas registradas, como endereço IP, tipo de navegador, dispositivo, idioma, horário de acesso e informações relacionadas à interação com as páginas.
Esses registros podem ser utilizados para segurança, prevenção de abuso, diagnóstico técnico, estatísticas e melhoria do site, observada a base legal aplicável.
Cookies são pequenos arquivos ou identificadores armazenados no dispositivo do usuário para permitir, facilitar ou melhorar determinadas funções de um site ou aplicação. O Smartmedic poderá utilizar cookies e tecnologias equivalentes, conforme a configuração do ambiente.
Além de cookies, poderão ser utilizados armazenamento local, armazenamento de sessão, pixels, identificadores técnicos e mecanismos equivalentes, quando necessários para funcionalidades, segurança, métricas ou outras finalidades informadas.
O usuário pode gerenciar cookies por meio das configurações do navegador e, quando disponibilizado pelo Smartmedic, pelo painel de preferências de privacidade. A desativação de determinados cookies poderá reduzir ou impedir algumas funcionalidades.
Os dados serão mantidos pelo período necessário à finalidade para a qual foram coletados, observando obrigações legais, regulatórias, contratuais e necessidades legítimas de segurança e defesa de direitos.
Não existe um único prazo aplicável a todos os dados. Informações de saúde mantidas por profissionais ou instituições poderão estar sujeitas a prazos específicos previstos em normas da área da saúde. Quando a Smartmedic atuar como Operadora, seguirá as instruções do respectivo Controlador, ressalvadas obrigações legais que imponham retenção.
Após o encerramento da finalidade, os dados poderão ser eliminados, anonimizados ou mantidos quando houver fundamento jurídico para sua conservação.
Esta Política poderá ser atualizada para refletir mudanças legais, regulatórias, tecnológicas ou operacionais. A versão vigente será disponibilizada nos canais oficiais do Smartmedic, com indicação da data de atualização.
Quando uma alteração exigir comunicação específica ou novo consentimento, o Smartmedic adotará as medidas apropriadas.
Para dúvidas, solicitações ou exercício de direitos relacionados à proteção de dados, utilize os canais abaixo:
Empresa responsável: [RAZÃO SOCIAL DA EMPRESA]
Nome comercial: Smartmedic
CNPJ: [CNPJ]
Endereço: [ENDEREÇO COMPLETO]
Encarregado/DPO: [NOME DO ENCARREGADO]
E-mail de privacidade: [E-MAIL DO DPO]
Canal de suporte: [E-MAIL OU URL DE SUPORTE]
Esta Política descreve as práticas gerais do Smartmedic e não substitui documentos específicos que possam ser aplicáveis a determinados serviços, profissionais, clínicas, hospitais ou parceiros.
Cada Controlador continua responsável pelas finalidades que determinar e pelos tratamentos que realizar diretamente. Quando a Smartmedic atuar como Operadora, suas atividades serão realizadas dentro dos limites definidos contratualmente e pelas instruções do Controlador.
Ao utilizar os serviços, o usuário declara ter tido acesso a esta Política e reconhece as regras nela descritas, sem prejuízo dos direitos assegurados pela legislação aplicável.
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Finalidade |
Exemplos de dados |
Base legal (conforme o caso) |
Retenção |
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Cadastro e autenticação |
Identificação, contato, login e dados técnicos |
Contrato, obrigação legal ou outra base aplicável |
Enquanto necessário + prazos legais |
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Agendamento |
Paciente, profissional, data, horário e dados administrativos |
Execução de serviço/contrato e outras bases aplicáveis |
Conforme finalidade e obrigação aplicável |
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Atendimento clínico |
Dados de saúde, prontuário e documentos |
Hipóteses legais específicas para dados sensíveis |
Conforme obrigação do Controlador |
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Suporte |
Identificação, contato e conteúdo da solicitação |
Execução de contrato, legítimo interesse ou obrigação legal |
Pelo período necessário à solução e defesa |
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Segurança |
IP, registros, dispositivo e eventos |
Legítimo interesse e/ou obrigação legal |
Conforme necessidade e exigências legais |
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Comunicações |
Contato e informações de serviço |
Contrato, consentimento, legítimo interesse ou outra base aplicável |
Enquanto necessário à finalidade |
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Cookies |
Identificadores e dados de navegação |
Consentimento ou outra base aplicável |
Conforme categoria e configuração |
Documento preparado para adaptação ao Smartmedic. Os campos de identificação da empresa, DPO, canais de contato, tecnologias efetivamente utilizadas, fornecedores, prazos de retenção e bases legais devem ser conferidos antes da publicação.